Sommaire :
1- Sources des relevés
2- Réaliser les relevés
3- Transmettre les relevés

Repères : Le texte "Réaliser les relevés" paru dans la revue "la Chaloupe N° 71" a été inspiré et adapté en partie du document "Les RSAO de François Baudelaire", à consulter pour de plus amples informations.
Le texte "Transmettre les relevés" est paru dans la revue "la Chaloupe N° 72"

1- Les sources permettant de réaliser des relevés

Les sources permettant de réaliser les relevés sont obligatoirement issues :
- des Archives Départementales (Registres originaux lorsqu'ils ne sont pas numérisés ou CDrom disponibles à la vente ou consultation des images d'archives sur le site des A.D.)
- des archives des communes lorsqu'elles ont conservé l'exemplaire original

Le CGSB peut participer de manière contractuelle à l'achat des CDrom issus des AD (Remboursement des frais d'achat du CD à l'issue du relevé et lors de la fourniture des données si celles-ci sont présentées conformémént aux besoins du CGSB), contacter dobligatoirement le secrétariat avant d'entreprendre le travail.
Liste des CD disponibles à la vente aux Archives Départementales : Fichier Pdf (Aout 2006).

2- Réaliser les relevés

IMPORTANT : Si vous destinez votre travail de relevés systématiques au CGSB, il est impératif de contacter la personne responsable des relevés, pour l'avertir du travail en cours. Ceci permet d'informer les adhérents de votre intention et surtout de ne pas faire un travail inutile s'il y a doublon. La liste des relevés en cours de réalisation est disponible sur le site sur la page Relevés en cours. Il est fortement conseillé de vérifier que le travail n'a pas été réalisé récemment sur la page Relevés récents.

Introduction

Il faut rappeler le but fondamental des relevés systématiques : il s’agit uniquement de créer des tables permettant de retrouver avec le minimum d’ambiguïté une filiation. Les documents édités ne comporteront donc que les éléments nécessaires à cette recherche. La création de tables de relevés n’exclue pas la possibilité pour le lecteur de consulter l’acte soit en mairie soit aux A.D pour vérification. La table permet d’aboutir immédiatement à l’acte cherché et donc, évite par la même occasion, de feuilleter longuement un registre. Toute information superflue, ne participant pas à cette recherche ne devra pas être imprimée sur les tables. Cependant, si un « releveur » souhaite pour des raisons personnelles (étude sur une caractéristique donnée, généalogie familiale, ou autre ... ) enregistrer un grand nombre de renseignements, qu’il le fasse, mais au moment de l’édition, nous n’imprimerons que les rubriques « normalisées ».

NOTA : Les relevés de tables décennales ne donneront pas lieu à l'édition de tables destinées à la vente, si le besoin est exprimé, la mise à disposition de ces relevés pour une mise en base données sur Internet pourra être envisagé.

Outre l’impression des tables papiers disponibles pour les adhérents du CGSBM, le deuxième objectif est de disposer de supports informatiques consultables par un logiciel spécifique actuellement en usage dans les salles de lecture ou sur Internet. Dans ce cas le formatage (mise sous une forme spécifique) des données est impératif.

Pour aboutir à ces objectifs, nous conseillons de faire les relevés soit à l’aide de tableurs tels que EXCEL, WORKS ou autre, soit à l’aide d’un logiciel de traitement de bases de données tel que ACCESS. Dans ce cas l’utilisation de formulaires peut faciliter grandement la saisie. Dans les deux cas, il faut aboutir à un tableau dont chaque champ contient une information spécifique et unique. Il est relativement aisé de concaténer ensuite les champs pour en faire des ensembles destinés à l’impression ou à la consultation informatique. Il est beaucoup plus difficile de séparer des informations liées par des expressions telles que : fils de, fille d’, enfant de etc. Proscrire l’utilisation de logiciels de traitement de texte tels que WORD ou alors utiliser des tableaux insérés dont on peut ensuite récupérer les données pour les placer dans une base de données.

Exemple de fichier de relevés pour Excel (N-M-D) : Télécharger.
Exemple de fichier de relevés pour Works (naissances) : Télécharger.
Exemple de fichier de relevés pour Works (mariages) : Télécharger.
Exemple de fichier de relevés pour Works (décès) : Télécharger.
Des logiciels de relevés systématiques tels que NIMEGUE (gratuit) sont disponibles en téléchargement.

Les releveurs fourniront au CGSBM (§2 Transmettre les relevés) un fichier sur support informatique (disquette ou CD ou fichier transmis par Courriel) en tableau respectant les spécifications données ci –après. Toute fourniture de document papier est inutile.

Règles générales

Inscrire tous les renseignements tels qu’ils sont écrits sur l’acte, sans aucune interprétation, même s’il y a une faute évidente. Si tel est le cas, on mentionnera la faute dans les remarques.
Laisser en blanc une rubrique non mentionnée, il ne faut rien enregistrer à la place, ne pas mettre de ? ou de commentaire tel que "n'existe pas", "inconnu" ou autre. Le ? après une information signifie qu'elle est douteuse, mais ne signifie pas absence d'information . Par contre si l'acte mentionne par exemple "père inconnu", on peut mettre le mot (inconnu) dans la rubrique "père".

Remplacer un nom illisible par ? dans la rubrique correspondante, ceci signifie qu'une information existe et qu'on n'a pas pu la déchiffrer; une autre personne sera peut-être capable ultérieurement de la lire. Autre option : inscrire : (illisible)

Dénomination des champs, rubriques

Codification du champ ACT ( = type d’acte )

N = Naissances ou baptêmes , M = Mariages , B = bans , S = Décès ou sépultures

F = Fiançailles , C = Contrats de mariage , T =Testaments

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Naissances Baptêmes

Champs à saisir	Nb de car. Max	Exemple
ordre *	4
ACT **	1	N
DATE	10	18/04/1813
NOM	50	GUERNIC LE
PRENOM	100	Pierre
PRE PERE	50	Jean Marie
NOM MERE	50	PABOUL
PRE MERE	50	Marie Jeanne
TEMOIN ou Parrain	150	KERLO Jean
TEMOIN ou Marraine	150	MAREC Marie Jeanne
LIEU-DIT	100	Kermadec
REMARQUES	250	Couvreur en ardoises
Référence ***	10	52

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Décès Sépultures

Champs à saisir	Nb de car. Max	Exemple
ordre *	4
ACT **	1	S
DATE	10	18/BRUM/05
NOM	50	GARREC
PRENOM	100	Pierre Marie
PRE PERE	50	Jean Marie
NOM MERE	50	KERLO
PRE MERE	50	Marie Jeanne
CONJOINT	100	HINGANT Marie +
AGE	20	45 ans
LIEU-DIT	100	Keredern
TEMOINS	150	PABOUL Joseph
TEMOINS	150	MAREC Pierre
REMARQUES	250	Père Tonnelier
Référence ***	10	52

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Mariages

Champs à saisir	Nb de car. Max	Exemple
ordre *	4
ACT **	1	M
DATE	10	02/04/1732
NOM EPOUX	50	GALLIC LE
PRE EPOUX	100	Jean
PRE PERE EPOUX	50	Pierre Marie +
NOM MERE EPOUX	50	Kermorvan
PRE MERE EPOUX	50	Louise
ORIGINE EPOUX	50	Pluherlin
AGE EPOUX	20	25 ans
NOTES EPOUX	150	Vf Marguerite Le Fur
NOM EPOUSE	50	MAHO
PRENOM EPOUSE	100	Isabelle
PRE PERE EPOUX	50	Jacques
NOM MERE EPOUSE	50	Tréhéant
PRE MERE EPOUSE	50	Yvonne +
ORIGINE EPOUSE	50	Locmariaquer
AGE EPOUSE	20	21 ans
NOTES EPOUSE	150	DJ La Cotonnaie
TEMOINS1	150	ROLLIN Pierre, CHEREL Jean
TEMOINS2	150	LE BREL Jacques, LE FORMAL Yves
REMARQUES SUR MARIAGE	250	Parents de l’époux présents
REFERENCE DE L’ACTE ***	4	18

Tous les champs doivent être en mode « texte »

* Le champ « ordre » est ajouté après coup en fin de saisie totale pour faire l’impression de contrôle dans l’ordre de la saisie, il n’est pas obligatoire

** Le champ « act » peut être rempli automatiquement lors du traitement si tous les actes sont de même nature

*** N’est pas obligatoire, mais est très utile pour la consultation des actes

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Mémento de saisie

1 Une ligne de tableau par acte saisi : si la naissance et le décès figurent sur le même acte (mort-né ou obiit), saisir une fiche pour la naissance et une autre fiche pour le décès . Si obiit ne précise pas de date, mettre celle de l’acte de naissance.

2 Rubriques ( = champs) : une seule nature d’information par rubrique: jamais « TRASTOUR ° 01/01/1796 » ---> ° 01/01/1996 dans les remarques jamais « Pierre tailleur d’habits » ---> tailleur d’habits dans les notes

3 Graphie : transcrire les noms tels qu’ils sont écrits dans les actes authentiques par le rédacteur, sans interprétation même s’il y a une faute manifeste. Si la signature donne une graphie différente, l’indiquer dans les remarques.

4 Toutefois, les noms de lieux seront transcrits selon la graphie actuelle, si on est certain du lieu.
5 Patronymes :

- en majuscules; accents en minuscules si les majuscules accentuées n’existent pas.

exemples : DÉLÉZIR Hélène ANDRÉ André ANDRé DéLéZIR

- d'AUTHIER devient AUTHIER d’ ; LE MAGUER devient MAGUER LE (tri informatique)

- Additif: « dit le Jeune » .... « dit cadet ».... à mettre à la suite des prénoms

6 Prénoms : en minuscules

- tous les prénoms séparés par des espaces, sans signe de ponctuation

- couper les dernières lettres des derniers prénoms si le total est trop long ; garder un minimum de 4 lettres par prénom, mais n’abréger que si c’est vraiment nécessaire (rare)

- jamais Jn Fs Fse M. etc.... . en début sinon recherche informatique impossible et doute possible

- éventuellement expliciter dans remarques.

- ne jamais mettre de trait d’union : Jean Baptiste Marie Anne
- s’il n’y a pas de prénom parce que mort-né ou autre saisir par exemple :  sans vie ou  garçon  ou  fille ou  anonyme

7 Feu ou décédé : + après les prénoms sans ( ), et avec un espace

8 Information manquante : si non mentionnée par le rédacteur de l’acte : laisser en blanc, ce qui indique qu’il n’y a pas oubli de saisie jamais : ? ni x ni XXX ni ..... dans ce cas de figure. Le x n’est jamais utilisé.

Si destruction, tache, illisible cela devient une information douteuse mais elle existe.
9 Information douteuse, partielle, illisible

- saisir :  illisible  ou ?? sans ( ) si c’est la totalité de l’information

- ? après ou avant l’information sans ( ) et avec un espace si c’est une partie

- ? NIC = se termine par « NIC »

- KER ?= commence par « KER »

autrementdit  ? veut dire : il y a une information que je n’ai pas su lire

10 Difficulté à déchiffrer un nom, par ex. - Penher ? ou Penhor ? : En remarques : expliciter le doute

11 Date : toujours mettre la date de l’acte et non celle de l’événement; s’il y a une grande différence entre les 2, il faut l’indiquer dans les remarques.

Utiliser comme séparateur: / . Saisir les zéros en tête : 03/03/1996

Comme cette rubrique a été obligatoirement définie par le concepteur en mode « texte », il n’y a aucune contrainte de format.

Date douteuse : remplacer par des zéros ou des points la partie douteuse

00/02/1786 ; 02/../1786 ; ../../1786 pour avoir un total de 10 caractères

??/02/1786 ; 02/??.1786 ; ??/??/1786 : sont à éviter

si absence de date : mettre la date de l’acte précédent : s’il n’y a pas d’acte précédent, estimer une fourchette d’années : 1750-1751

- de toutes façons expliciter le doute dans les remarques

12 Date républicaine : abréviation : 03/Brum/08 Vent=ventose Vend=vendémiaire Frim=frimaire Fruc=fructidor Comp=jour complémentaire (4 lettres pour le mois, 2 chiffres pour l’année).

13 Origine (mariages) : On peut ne saisir une origine que si elle diffère du lieu concerné et le remplir automatiquement en fin de saisie sinon il faut l’indiquer au CGSBM lors de la remise du document. Mettre plutôt le n° du département (après et sans tiret) que le diocèse, d’autant plus que les limites des diocèses actuels sont très différentes des anciennes. Ex. Daoulas 29

Lorsque la commune comporte plusieurs paroisses, la paroisse considérée sera indiquée en entier ou en abrégé dans la référence.
14 Remarques : Totalement libre dans la limite de 255 caractères. Ne mettre que des renseignements, soit pour expliquer les difficultés de saisie ou de lecture, soit pour faciliter la recherche de l’acte. Les informations anecdotiques (par ex : trouvé sous un arbre) ne servent à rien. Si une remarque concerne une rubrique particulière, mettre un astérisque de renvoi dans la rubrique; en mettre 2 pour un 2ème renvoi. Ne pas mettre (1).

15 Référence : il peut être intéressant d’utiliser cette rubrique pour indiquer le n° d’acte, la cote du registre et le n° de la page s’il est paginé. Si la référence est unique pour tout un fichier de saisie, il est inutile de la saisir pour chaque fiche

16 Quelques abréviations : épx - épse - Vf - Vve - Dj ou Ddj – Fa – Fs etc

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3- Transmettre les relevés

Vous nous transmettez vos données :

- Lorsqu'elles correspondent à une période complète pour les toutes petites communes (ex : 1669-1792).
- Lorsqu'elles correspondent à une plage de dates qui est au minimum de 25 ans et lorsque le volume de données est au minimum de plusieurs milliers d'actes, sinon passez à 50 ans voire 100 ans.
- Lorsqu'elles correspondent à une période non relevée, s'intercalant entre des relevés déjà effectués.

Même si certains adhérents attendent vos relevés avec impatience, ne nous transmettez pas 10 années de mariages (sauf dans le cas où il y a des milliers d'actes ou si vous décidez de vous arrêter).
Si vous avez l'intention de continuer en amont ou en aval, ceci créerait un surcroît de travail informatique, d'édition, de gestion et un coût final de la table exagéré (rapport au nombre de pages éditées).
Sachez que les données ne sont mises en base de données que lorsqu'une table papier est éditée.

Le support informatique :

Vous pouvez nous transmettre les fichiers dans les formats définis précédemment (La Chaloupe n° 71) sur le support qui vous convient, disquette, CD rom ou en fichier joint à un message Internet, voire même en nous rencontrant le vendredi, rue de Carnel à Lorient, pour transférer les fichiers à partir d'une clé USB.

Les fichiers :

- les fichiers de données : si possible, un fichier et un seul par type de relevé effectué, nous préférons 3 fichiers de naissances, mariages et décès plutôt que un fichier du type tableur avec trois feuilles.
- les fichiers de pages de garde : intercalées entre la couverture et les données, ces pages peuvent définir les conditions des relevés, les aides obtenues, les constatations faites, un historique succinct ou une anecdote, mais surtout les lacunes connues, vérifiées ou répertoriées aux Archives Départementales, la série consultée (3 E communale ou 4 E départemementale) ; quelques pages devraient suffire.
- il est inutile de préparer la couverture, elle est du ressort du CGSB.

Les informations d'édition :

Vous devez nous informer des éléments liés à l'édition d'une table :
- quels sont les auteurs, les personnes ayant fait la saisie
- faut-il vous transmettre un exemplaire de la table (au titre d'auteur), éventuellement un exemplaire pour l'auteur du relevé et un autre pour la personne ayant fait la saisie informatique (si elle est différente) ?
- faut-il transmettre un exemplaire à la mairie concernée par le relevé ? Ceci ne se fait normalement que dans le cas ou la mairie vous a apporté une aide (accès facilité, local, mise à disposition des registres, etc) et ne doit pas être considéré comme systématique.
Ces informations seront communiquées par le moyen à votre convenance (fichier texte, courrier).

Merci de suivre ces recommandations et une nouvelle fois merci à tous ceux qui, par le passé, actuellement et à l'avenir font les relevés et enrichissent chaque jour la bibliothèque du CGSB.

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